Introducción
El 09 de mayo de 2024, se publicó y entró en vigencia la Resolución 38 Exenta, la cual establece los requisitos y procedimientos necesarios para la implementación y autorización de sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Esta normativa es fundamental para asegurar la transparencia y eficiencia en la gestión del tiempo laboral de los trabajadores y garantizar la correcta aplicación de la legislación laboral vigente.
Requisitos Obligatorios
A. Marco Normativo
- Obligatoriedad: Los sistemas electrónicos deben cumplir con todas las exigencias señaladas en la resolución, salvo indicaciones explícitas de carácter opcional.
- Ámbito de Aplicación: La normativa aplica únicamente a plataformas electrónicas y no a mecanismos basados en soporte de papel.
B. Consideraciones Generales
- Conceptos Clave: Incluyen términos como autorización, certificación, checksum, hash, enrolamiento, y otros relacionados con la seguridad y funcionalidad del sistema.
- Idioma Oficial: Toda documentación y el sistema mismo deben estar en castellano, aunque se permiten certificaciones internacionales en otros idiomas, debidamente referenciadas.
C. Componentes del Sistema
Los sistemas deberán contemplar, como mínimo, los siguientes componentes:
- Hardware: Dispositivos para el enrolamiento y marcación, como lectores de tarjetas, biométricos, cámaras, etc.
- Medios destinados para la Identificación, Reconocimiento y Enrolamiento: Proceso detallado para registrar y autenticar a los trabajadores.
- Portal de Fiscalización: Acceso web para la fiscalización por parte de las autoridades, empleadores y trabajadores.
- Base de Datos: Almacenamiento seguro y organizado de la información generada por el sistema.
- Geolocalización: Herramienta opcional destinada a determinar la ubicación física del trabajador al momento de registrar una actividad.
D. Seguridad y Confidencialidad
Los sistemas deberán contemplar, como mínimo, los siguientes componentes:
- Checksum y Hash: Verificación de la integridad de los datos de marcación. Luego de cada marcación el sistema deberá generar, automáticamente, un Checksum o Hash de los datos de cada operación.
- Transmisión Automática: Marcaciones deben ser transferidas en línea a una base de datos central.
- Sello de Tiempo: El sistema deberá contar con asignación electrónica de la fecha y hora de cada marcación.
- Seguridad de Datos: Las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que: impidan accesos no autorizados y adulteraciones post-registro.
- Confidencialidad: La plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con los perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, funcionario de la Dirección del Trabajo, etc.).
Procedimiento de Certificación y Autorización
A. Solicitud de Autorización de uso de los sistemas en el contexto de las relaciones laborales
- Documentación Requerida: Incluye diagramas de arquitectura del sistema, informes de certificación, y evidencia gráfica de los componentes del sistema.
- Certificación: Análisis técnico por una empresa independiente que confirme el cumplimiento de los requisitos.
- Proceso de Evaluación: Revisión por parte de la Dirección del Trabajo para verificar el cumplimiento de todas las exigencias antes de otorgar la autorización.
B. Mantenimiento y Actualización
- Reportes y Auditorías: Los sistemas deben generar reportes detallados y estar sujetos a auditorías periódicas para asegurar su correcto funcionamiento y cumplimiento de la normativa.
- Portal de Fiscalización: Debe mantenerse actualizado y accesible para las autoridades laborales y empleadores.
C. Capacitación y Publicidad
- Capacitación de Trabajadores: Antes de la implementación, todos los trabajadores deben ser capacitados en el uso del sistema.
- Reglamento Interno: Las normas de uso del sistema deben estar incluidas en los reglamentos internos de las empresas o en los contratos de trabajo.
Conclusión
La Resolución 38 Exenta establece un marco detallado para la implementación y autorización de sistemas electrónicos de registro y control de asistencia. Cumplir con estos requisitos es crucial para asegurar la transparencia, seguridad y eficiencia en la gestión del tiempo laboral, beneficiando tanto a empleadores como a trabajadores.